GIẢI PHÁP HỆ THỐNG POS

GIẢI PHÁP HỆ THỐNG POS (Point of Sale)

Cũng giống như hàng loạt các doanh nghiệp có những nhu cầu khác nhau nên hệ thống POS cũng có nhiều loại. Nhu cầu của một quản lý cửa hàng bán lẻ so với một nhà hàng là khác nhau,nên không có một hệ thống quản lý nào đáp ứng hết nhu cầu của tất cả. Hệ thống POS là một sự kết hợp của phần mềm và phần cứng mà được phát triển từ máy tính tiền cơ bản. Tìm kiếm sự kết hợp của các thành phần là chìa khóa giúp quản lý công việc kinh doanh của bạn đúng cách cũng như duy trì sự hài lòng của khách hàng. Hệ thống POS đạt hiệu quả nhất là khi nó cho phép bạn chạy việc kinh doanh của bạn theo cách bạn cần.

Tuy nhu cầu của mỗi doanh nghiệp là khác nhau, nhưng một hệ thống POS vẫn có thể thực hiện để làm việc cho bất kỳ loại hình kinh doanh. Bước đầu tiên trong việc tìm kiếm một hệ thống POS là xác định nhu cầu cụ thể của bạn.

• Loại hình kinh doanh của bạn là gì?
• Bạn cần thực hiện giao dịch trong môi trường nào?
• Bạn có cần thực hiện nhiều giao dịch hằng ngày không?
• Bạn sẽ có cần thao tác với thẻ tín dụng và / hoặc thẻ ghi nợ?
• bạn cần bao nhiêu trạm giao dịch? Bạn có một mạng lưới liên kết giữa chúng?
• Bạn có cần phải quản lý cách đặt phòng hoặc các cuộc hẹn?
• Bạn có cần nhiều cửa hàng được liên kết với nhau?
• Bạn có cần phải đồng bộ dữ liệu với các ứng dụng bên ngoài (ví dụ như phần mềm kế toán)?

Biết làm thế nào bạn sẽ sử dụng nó và những gì các chức năng bạn cần trong một hệ thống POS sẽ giúp bạn xác định sự kết hợp tốt nhất của phần mềm và phần cứng cho doanh nghiệp cụ thể của bạn.

Khái niệm cơ bản về POS
Mỗi hệ thống POS bao gồm phần mềm và một tập hợp các thành phần phần cứng cốt lõi. Trước khi đi vào chi tiết cụ thể của loại hình kinh doanh của bạn, trên những điều cơ bản của một hệ thống POS sẽ giúp trả lời những câu hỏi dễ dàng hơn:

Phần mềm POS
Phần mềm POS là trung tâm của bất kỳ hệ thống POS nào, nó xác định những gì bạn có thể làm và làm thế nào với những điều đó. Quyết định phần mềm phù hợp phụ thuộc vào những loại tính năng cần thiết và loại môi trường bạn đang làm việc. Nhiều ứng dụng POS rất linh hoạt để thích hợp với một loạt các doanh nghiệp nhưng trong một môi trường cụ thể như nhà hàng hoặc POS di động.Thêm vào đó, nhiều ứng dụng cung cấp cơ bản, chuyên nghiệp, phù hợp với từng loại hình doanh nghiệp.

Vì vậy, làm thế nào để bạn biết được phần mềm POS là tốt nhất cho doanh nghiệp của bạn?

Điều tốt nhất để làm đầu tiên là quyết định những tính năng cần thiết cho bạn và các chức năng kinh doanh của bạn. Tất cả các phần mềm POS sẽ xử lý các giao dịch cơ bản nhưng có một danh sách dài các tính năng bổ sung ngoài này có thể có hoặc không có thể được sử dụng cho bạn. Có một số chức năng cụ thể, ví dụ, một thẩm mỹ viện sẽ cần phải có một cửa hàng bán lẻ , và chúng tôi sẽ xem xét một số những nhu cầu môi trường cụ thể sau. Một số trong nhiều tính năng bạn sẽ muốn xem xét là:

  • Quản lý hàng tồn kho – Mỗi doanh nghiệp cần để quản lý hàng tồn kho của họ và hầu hết các ứng dụng POS sẽ giúp bằng cách theo dõi mức độ thay đổi với mỗi lần mua. Luôn luôn có up-to-the-minute, dữ liệu kiểm kê chính xác để theo kịp với nhu cầu của khách hàng.
  • Báo cáo – Một trong những lợi thế lớn nhất của một hệ thống POS là những gì nó có thể cho bạn biết về tình trạng bán hàng của bạn và thói quen của khách hàng. Hầu hết các ứng dụng sẽ có chức năng báo cáo cơ bản hoặc thậm chí các tùy chọn để tạo các báo cáo tùy chỉnh để cung cấp cho bạn hình ảnh đầy đủ nhất về những gì đang xảy ra trong doanh nghiệp của bạn.
  • Tự động thu mua – Bằng cách theo dõi hàng tồn kho của bạn, bạn cũng sẽ biết khi nào các mặt hàng được bán ra. Một số phần mềm POS sẽ có thể giao tiếp với phần mềm kế toán của bạn để tự động tạo ra các đơn đặt hàng cho các hạng mục.
  • Quản lý khách hàng – chương trình khách hàng trung thành, chương trình khuyến mãi khách hàng cụ thể, các cuộc hẹn, couponing, và đặt tất cả đều có thể với các phần mềm ngay tại chỗ.Tạo ra trải nghiệm khách hàng tốt nhất có thể giúp họ quay trở lại.
  • PCI Compliancy – Thực tế là hầu hết các giao dịch thanh toán bằng thẻ ghi nợ hoặc tín dụng được sử dụng ngày một phổ biến. Để thích ứng khách hàng của bạn và giữ chúng an toàn, hệ thống POS của bạn cần hỗ trợ các tiêu chuẩn DSS PCI.
  • Quản lý hàng trả lại- Trả lại và trao đổi lại là một phần mà mỗi doanh nghiệp phải đối phó với. Phần mềm POS của bạn có thể giúp thực hiện điều này bằng một quá trình hỗ trợ tối đa cho bạn và khách hàng của bạn.
  • Theo dõi nhân viên – Theo dõi tại quầy của nhân viên và doanh số bán hàng dễ dàng bởi họ chỉ đơn giản là đăng nhập-vào một thiết bị đầu cuối. Tất cả các thông tin này có thể được báo cáo hoặc xuất sang phần mềm kế toán để tính lương.
    Đây chỉ là một trong những tính năng phổ biến nhất có sẵn nhưng biết chính xác những gì bạn cần sẽ làm cho việc lựa chọn phần mềm phù hợp nhất cho doanh nghiệp của bạn dễ dàng. Khi nói đến việc đưa một hệ thống POS, nơi cuối cùng bạn sẽ muốn cắt góc để tiết kiệm một khoản tài chính trong phần mềm.

Phần cứng
Tất cả các hệ thống POS sẽ có một số phần của phần cứng để chạy phần mềm của bạn, thu thập các khoản thanh toán, và tạo ra một biên nhận cho khách hàng của bạn. Sự lựa chọn của bạn trong các thành phần cuối cùng sẽ phụ thuộc vào loại môi trường bạn sẽ được làm việc trong nhưng 5 thiết bị sau đây là cần thiết nhất đối với nhiều doanh nghiệp.
Thiết bị đầu cuối / máy tính – Các thiết bị đầu cuối / máy tính là nơi mà tất cả mọi thứ đến với nhau trong một hệ thống POS. Nhiều doanh nghiệp có thể sử dụng một máy tính tiêu chuẩn miễn là nó đáp ứng bộ nhớ và bộ xử lý yêu cầu của phần mềm POS và cung cấp các cổng USB cần thiết cho tất cả các thiết bị ngoại vi. Ngoài ra còn có máy tính POS cụ thể cung cấp các trường hợp hoạt động cũng như tất cả được tích hợp với màn hình cảm ứng và đầu đọc thẻ để chiếm không gian ít hơn. Trường hợp cửa hàng bán lẻ có thể sử dụng một máy tính tiêu chuẩn, một nhà hàng có thể cần phải tiết kiệm không gian và thuận lợi thiết kế gồ ghề của một đơn vị nên tất cả trong một. Tương tự như vậy, thiết bị đầu cuối POS của bạn có thể là một nhỏ gọn máy tính di động cho một giải pháp đầy đủ như điện thoại di động.

  • Máy in hóa đơn – Mỗi giao dịch kết thúc với một bằng một hóa đơn cho khách hàng. Có một máy in chất lượng là một trong những điều làm tê liệt hầu hết bất kỳ hệ thống POS nào.Đảm bảo bạn có một máy in hóa đơn mà sẽ hỗ trợ khối lượng in của bạn và rất dễ sử dụng là điều cần thiết. Có một máy in để phù hợp với nhu cầu của bạn giúp công việc bán hàng của bạn được thuận lợi hơn
  • Ngăn kéo tiền mặt – Các ngăn kéo tiền mặt là thành phần đơn giản nhất của bất kỳ hệ thống POS nhưng có một nơi an toàn để giữ tiền mặt, séc, thẻ tín dụng và các khoản thu trong ngày bán hàng là điều cần thiết. Ngăn kéo thường kết nối với máy in hóa đơn của bạn và mở với tất cả các giao dịch hợp lệ.
  • Thiết bị đầu cuối MSR / thanh toán – Tuy thanh toán tiền mặt là phổ biến như ngày nay để mọi hệ thống POS hoạt động linh hoạt cần một phương tiện để nhanh chóng đọc thẻ tín dụng / thẻ ghi nợ để xử lý chúng. Tùy thuộc vào khả năng của phần mềm POS của bạn, bạn có thể chỉ cần một cơ bản MSR hoặc đầy đủ thiết bị đầu cuối thanh toán . Trong cả hai trường hợp, bạn có thể kiểm tra ra một cách dễ dàng cho khách hàng của bạn bằng cách hỗ trợ, thanh toán bằng thẻ an toàn.
  • Máy quét mã vạch – Máy quét là một phần quan trọng của nhiều hệ thống POS để nhanh chóng nhập các mặt hàng và đẩy nhanh quá trình check-out. Máy quét laser đạt tiêu chuẩn sẽ đọc tất cả các mã UPC trên sản phẩm nhưng với sự cần thiết phải mở rộng cho chương trinh couponing, và quét thẻ khách hàng thân thiết, máy quét 2D đã trở nên phổ biến hơn. Nhiều máy quét có một thiết bị cầm tay là một yếu tố hình thức cho POS, bạn có thể tận dụng lợi thế của quầy mà lựa các thiết bị quét mã vạch cho nhanh hơn, dễ đọc hơn, thuận tay hơn

Các loại hệ thống POS
Với một số vấn đề cơ bản về POS, bạn có thể bắt đầu thâm nhập vào các loại hình cụ thể của hệ thống POS mà bạn lựa chọn sử dụng dựa theo nhu cầu cụ thể. Mỗi loại hệ thống sẽ có các tính năng giá trị cốt lõi nhưng, do sự khác biệt trong cách giao dịch hàng ngày xảy ra, phần mềm và yêu cầu phần cứng sẽ khác nhau để đảm bảo hệ thống POS của bạn hoạt động theo cách kinh doanh của bạn hay không?

Bán lẻ
Hệ thống bán lẻ POS được tập trung hầu hết vào các giao dịch bán hàng thực tế. Các tính năng phần mềm phổ biến như theo dõi hàng tồn kho, báo cáo doanh số bán hàng, trả về chế biến, và các chức năng khách hàng trung thành / couponing là rất cần thiết trong môi trường bán lẻ. Trong khi tất cả các doanh nghiệp sẽ cần các tính năng báo cáo, ứng dụng bán lẻ sẽ đặc biệt muốn có một mức độ rất hạt kiểm soát để xem dữ liệu bán hàng tại các sản phẩm cá nhân và mức độ thể loại.

Từ góc độ phần cứng, ứng dụng bán lẻ chắc chắn sẽ cần một máy quét mã vạch dữ liệu sản phẩm để dễ dàng đầu vào để nhanh chóng kiểm tra đầu ra. Vì hầu hết các đầu vào được dựa trên các máy quét, những thứ như màn hình cảm ứng và tất cả-trong-một trong những thiết bị đầu cuối là chắc chắn được sử dụng trong một môi trường bán lẻ, nhưng không phải là cần thiết. Kể từ khi bạn có thể sẽ được thực hiện một số hợp lý của giao dịch mỗi ngày, có một máy in nhiệt đáng tin cậy, cũng sẽ là một mối quan tâm lớn. Một máy quét mạnh mẽ và máy in sẽ đảm bảo đường dây của bạn di chuyển một cách nhanh chóng và làm cho kinh nghiệm một cảm nhận tích cực với khách hàng.

Nhà hàng / khách sạn
Sự khác biệt lớn nhất giữa một POS bán lẻ tiêu chuẩn và POS sử dụng trong nhà hàng hoặc khách sạn môi trường là cách giao dịch bán hàng được xử lý. Trong bán lẻ, tất cả mọi thứ được nhập cho việc bán và trả tiền cho ngay lập tức. Trong nhà hàng / khách sạn, một đơn hàng được đặt cho thực phẩm hay một dịch vụ mà chỉ được trả cho sau khi nó được hoàn thành. Một hệ thống POS thích hợp sẽ có để có thể đình chỉ các đơn đặt hàng cho đến khi nhận được thanh toán. Tương tự như vậy, các tùy chọn để tùy chỉnh đơn đặt hàng, đặt lịch trình, và quản lý chỗ ngồi / phòng đều có tất cả phải . Giao diện của phần mềm POS cũng sẽ là khá khác nhau. Trong bán lẻ, đầu vào chính của bạn với được với một máy quét mã vạch trong khi trong nhà hàng / khách sạn bạn sẽ rất có thể được sử dụng một màn hình cảm ứng. Có một giao diện phần mềm với màn hình cảm ứng thân thiện sẽ rất quan trọng đối với nhiều doanh nghiệp để cho phép nhập dữ liệu dễ dàng.

Về phần cứng, sự khác biệt lớn nhất đối với bán lẻ POS là tầm quan trọng của máy quét mã vạch. Đôi khi nó là cần thiết, hầu hết các đầu vào trong một môi trường nhà hàng / khách sạn được thực hiện thủ công thông qua phần mềm POS. Đây là nơi mà một màn hình cảm ứng thực sự có thể giúp cho quá trình này dễ dàng hơn. Máy in hóa đơn rất quan trọng trong mỗi POS một máy in nhiệt sẽ tốt cho các biên lai của khách hàng.

Di động
POS điện thoại di động không phải là một giải pháp POS bán lẻ tiêu chuẩn ở mức chức năng cơ bản. Xử lý bán hàng, hàng tồn kho theo dõi, và in biên lai tất cả đều giống nhau. Ứng dụng POS di động cũng sẽ sẵn sàng hỗ trợ thẻ tín dụng xử lý miễn là bạn có thể truy cập internet.Cũng giống như phần mềm POS và phần mềm POS di động sẽ khác nhau rất nhiều trong phạm vi chức năng như kiểm soát hàng tồn kho hoặc báo cáo mà bạn có thể thực hiện từ thiết bị di động. Một số ứng dụng chỉ là có khả năng như một POS thường xuyên, trong khi những người khác sẽ được hướng tới chỉ xử lý các giao dịch để đồng bộ sau này với một hệ thống POS tiêu chuẩn. Mối quan tâm lớn khi thực hiện một POS di động là nếu hệ thống cần phải được khép kín hoặc nếu bạn sẽ được giao tiếp hệ thống điện thoại di động với một POS cố định.

Vì mục tiêu của một POS di động là có thể truy cập mà không cần cố định, sự khác biệt lớn nhất sẽ là phần cứng được sử dụng. Thay vì một máy tính để bàn bạn sẽ được chạy phần mềm POS trên một thiết bị di động như hoặc thậm chí một máy tính bảng. Nhiều trong số các thiết bị này sẽ được tích hợp máy quét và màn hình cảm ứng vì vậy tất cả các nhu cầu đầu vào của bạn sẽ được bảo đảm. Các bộ phận duy nhất còn thiếu sẽ là máy in hóa đơn và đầu đọc thẻ tín dụng. Có máy in di động sẽ giải quyết được vấn đề này nhưng nhiều hệ thống POS di động sẽ hỗ trợ gửi email hóa đơn cho khách hàng để tránh sự phải in ấn. Cũng giống như một POS tiêu chuẩn, với các phần cứng và phần mềm phải bạn có thể tiến hành bán hàng bất cứ nơi nào bạn cần.

Nơi cung cấp hệ thống POS ?
Có một hệ thống POS đáp ứng tất cả các nhu cầu cụ thể của doanh nghiệp của bạn sẽ là một công cụ quản lý cần thiết và cho phép bạn tập trung vào việc đáp ứng nhu cầu của khách hàng. Cho dù bạn là một nhà bán lẻ hoặc nhà hàng mới, xác định làm thế nào bạn sẽ sử dụng hệ thống POS sẽ hướng dẫn trong phần mềm của bạn và lựa chọn phần cứng. Nếu bạn vẫn gặp khó khăn hoặc có thêm câu hỏi, hãy liên hệ với Startup Network Solutions để được tư vấn.