GIẢI PHÁP QUẢN LÝ HÀNG HÓA

Vấn đề quản lý xuất – nhập hàng hóa là một trong nhiều băn khoăn lớn nhất của các Doanh nghiệp như: số lượng hàng tồn kho, số liệu thiếu chính xác, quản lý thủ công, cập nhật không kịp thời… Tất cả các yếu tố này đã ảnh hưởng đến chiến lược, kế hoạch của công ty và đẩy giá thành sản phầm cao hơn.

Nắm bắt được những khó khăn này, Startup Network Solutions xin chia sẻ và giới thiệu Giải pháp quản lý hàng hóa bằng công nghệ mã vạch sẽ giúp các nhà quản lý thoát khỏi những băng khoăn trên.

Giới thiệu về mã vạch

Mã vạch (barcode) có thể được đọc bởi các thiết bị quét quang học gọi là máy đọc mã vạch (barcode reader/scanner) hay được quét từ hình ảnh bằng các phần mềm chuyên biệt. Để tạo thuận lợi và nâng cao năng suất, hiệu quả trong bán hàng và quản lý kho, người ta thường in trên hàng hoá một loại mã hiệu đặc biệt gọi là mã số mã vạch của hàng hoá. Mã số mã vạch của hàng hoá bao gồm hai phần: mã số của hàng hoá và mã vạch là phần thể hiện mã số bằng vạch để cho máy đọc.

www.startup-network.vn

www.startup-network.vn

Mã vạch (barcode) dùng để quản lý thông tin về mã hàng, nhóm hàng, tên hàng, số lượng, trọng lượng…. Việc dán mã vạch cho sản phẩm giúp cho công tác xuất, nhập hàng và kiểm kho được thực hiện dễ dàng, chính xác và nhanh chóng đồng thời giúp ta có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm thông qua các mã vạch này.

Quy trình quản lý

Các thiết bị đọc mã vạch kết nối dễ dàng với các hệ thống quản lý kho hay hệ thống ERP sẽ cung cấp cho nhà quản lý một cách rõ ràng tình hình tồn kho, năng suất công nhân, tình hình giao hàng và các hoạt động trong kho theo thời gian thực. Các thiết bị máy tính gắn trên xe nâng có đầu quét mã vạch hoặc RFID, sẽ giúp cập nhật số liệu trong kho chính xác và nhanh chóng. Các máy in mã vạch trong hệ thống  kho  cho phép  in nhãn mã  vạch định danh  thùng hàng hỗ  trợ  việc giao hàng nhanh  và  chính  xác hơn. Các giải pháp ứng dụng mã vạch/RFID được thiết kế để giúp doanh nghiệp tăng được lượng hàng thông qua, cải tiến việc nhập hàng, giảm mất mát và chuẩn hóa quy trình

Quy trình nhập kho

Sản phẩm được nhập vào kho: các sản phẩm sẽ được cấp và dán mã vạch, ở công tác nhập kho này nhân viên nhập kho với sự hỗ trợ của máy quét mã vạch . Với máy quét nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng nhập kho, các thông tin này sẽ được đưa vào máy tính để đối chiếu với phiếu nhập kho hoặc tạo phiếu nhập kho mới với các thông tin cần quản lý khác liên quan đến lô hàng. Kể từ lúc này các sản phẩm sẽ được quản lý thông qua mã trên mã vạch.

QUY TRÌNH NHẬP KHO

www.startup-network.vn

Quy trình xuất kho

Sản phẩm được xuất kho: nhân viên có thể tạo phiếu xuất kho dựa trên phiếu nhập, dùng thiết bị đọc mã vạch để xuất kho. Nhân viên lần lượt đọc mã vạch trên lô hàng xuất bán đồng thời để có thể truy tìm được nguồn gốc sản phẩm sau này, khi xuất kho các thông tin như ngày xuất, xuất cho ai, mã đơn đặt hàng,…phải được ghi nhận vào hệ thống. Vì vậy khi xuất kho, nhân viên phải đưa các thông số này vào máy tính.

QUY TRÌNH XUẤT KHO

www.startup-network.vn

Quy trình kiểm kho

Công tác kiểm kho sử dụng thiết bị đọc mã vạch di động. Trong quá trình kiểm kho, nhân viên quét tất cả mã vạch của các sản phẩm trong kho sau đó kết nối thiết bị đọc mã vạch này với máy tính để tải dữ liệu về phục vụ cho việc xử lý. Sau khi có được dữ liệu chương trình sẽ kết xuất ra báo cáo về số lượng thực tế trong kho và so sánh với số liệu đang được quản lý trên máy tính đồng thời cho phép cập nhật lại số liệu thực này.

Quy trình kiểm tra nguồn gốc sản phẩm

Khi sản phẩm đã được xuất cho khách hàng, trong trường hợp sản phẩm bị lỗi hay có vấn đề gì mà công ty cần biết sản phẩm này được sản xuất khi nào, đã xuất cho ai,…thì có thể vào hệ thống để truy tìm thông tin về sản phẩm này thông qua mã vạch được dán trên sản phẩm. Việc tìm kiếm thông tin được thực hiện với máy quét mã vạch hoặc bằng cách nhập tay mã số của sản phẩm này vào môđun truy tìm nguồn gốc, tất cả các thông tin liên quan đến sản phẩm này sê được hiển thị giúp công ty có những thông tin chính xác về sản phẩm và đưa ra được phương án giải quyết vấn đề một cách tối ưu.

Hệ thống triển khai gồm:

QUY TRÌNH HOẠT ĐỘNG

www.startup-network.vn

  • Máy in mã vạch ( barcode Printer).
  • Phần mềm thiết kế mã vạch
  • Thiết bị quét mã vạch ( barcode scanner).
  • Thiết kiểm kho (PDA).
  • Access Point.
  • Phần mềm trên PDA.
  • Phần mềm quản lý trên Server.

Lợi ích của việc áp dụng mã vạch trong quản lý kho:

  • Giảm chi phí hoạt động của doanh nghiệp, tăng lợi nhuận
  • Tăng tính cạnh tranh trên thị trường nhờ đáp ứng nhanh yêu cầu của khách hàng & giá thành sản phầm thấp.
  • Chủ động được nguồn vốn nhờ tồn kho thấp.
  • Hệ thống mã vạch xác định chính xác và nhanh chóng mã xếp giá cũng như các mã hiệu khác nhau của ấn phẩm , tăng tốc độ của nghiệp vụ quản lý ấn phẩm, nghiệp vụ mượn trả.
  • Với sự tích hợp và hỗ trợ chặt chẽ trong hệ thống quản lý nghiệp vụ, mã vạch cho phép giảm các thao tác nhập số liệu, hạn chế tối đa nhầm lẫn trong các hoạt động nghiệp vụ

Giải pháp này giúp Công ty bạn:

  1. Nắm rõ tồn kho, tuổi hàng tồn kho quyết định kinh doanh phù hợp.
  2. Giảm được 90 % thiệt hại do hàng tồn quá lâu, hàng bị giảm giá.
  3. Trợ giúp quyết định nhập hàng / sản xuất mới.
  4. Đáp ứng nhanh chóng đơn đặt hàng của khách hàng.
  5. Giảm 100 % xuất nhập nhầm hàng nhờ tính chính xác của mã vạch.
  6. Giảm 50 % thời gian thao tác và nhập số liệu tại kho.